Não conformidades
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    Quando amostras chegam a um laboratório de análises clínicas veterinárias, elas passam por uma etapa de triagem. A maioria das requisições que entram em não conformidade (ou pendências) ocorre devido a falhas na chamada "fase pré-analítica".

    Como na medicina veterinária lidamos com diversas espécies, raças e tamanhos, o rigor com a identificação e a qualidade da amostra é altíssimo. Abaixo, dividimos os principais motivos que geram pendências de não conformidade estruturados por categoria:

    1. Problemas Relacionados à Amostra (Biológicos ou de Coleta)

    Esta é a causa número um de atrasos e pendências dentro do laboratório.

    • Volume Insuficiente: Muito comum em filhotes, gatos, animais exóticos ou pacientes severamente desidratados. Sem o volume mínimo, os equipamentos não conseguem realizar as leituras.
    • Amostra Coagulada: Comum em hemogramas (tubo de tampa roxa com EDTA). Se houver microcoágulos por demora na homogeneização após a coleta, a amostra é rejeitada pois invalida a contagem de plaquetas e hemácias.
    • Hemólise, Lipemia ou Icterícia: Destruição das hemácias (hemólise), excesso de gordura no sangue (lipemia) ou excesso de bilirrubina (icterícia) podem interferir nas reações químicas de exames bioquímicos (como ALT, Creatinina, etc.), deixando o exame em pendência até avaliação do patologista clínico.
    • Tubo Incorreto: Enviar sangue em tubo sem anticoagulante para um hemograma, ou urina em um frasco não estéril para urocultura.
    • Amostra Sem Identificação (ou divergente): O nome do animal ou tutor no tubo não bate com o que está escrito no papel da requisição, ou o tubo chega sem nome nenhum.

    2. Problemas no Preenchimento da Requisição (Administrativos)

    A falta de dados vitais impede que o laboratório libere o laudo com os valores de referência corretos.

    • Falta de Dados do Paciente: Omissão da espécie, raça, idade ou sexo. Os valores de referência de um cão filhote são completamente diferentes dos de um gato idoso ou de uma ave.
    • Falta de Dados do Veterinário: Ausência de assinatura, carimbo ou número do CRMV do médico veterinário solicitante. Por lei, laudos laboratoriais precisam ser vinculados a um profissional responsável.
    • Letra Ilegível: Quando o laboratório não consegue decifrar quais exames foram marcados ou o nome do paciente.
    • Exame Não Assinalado: A amostra chega, mas a clínica esqueceu de marcar na requisição qual exame deve ser feito.

    3. Falta de Histórico Clínico (Crucial para Patologia)

    Para exames específicos, a falta de comunicação entre o clínico e o laboratório trava o processo.

    • Citologia e Histopatologia (Biópsias): É obrigatório enviar a localização exata de onde o nódulo/tecido foi retirado, há quanto tempo ele está lá, tamanho e a suspeita clínica. Sem isso, o patologista coloca o exame em pendência, pois a interpretação das células depende totalmente do contexto clínico.

    4. Problemas de Logística e Conservação

    • Temperatura Inadequada: Amostras que precisavam estar refrigeradas (como urina ou sangue para determinados hormônios) são armazenadas ou chegam em temperatura ambiente ou aquecidas.
    • Tempo Excedido: O tempo entre a coleta na clínica e a chegada ao laboratório ultrapassou o limite de viabilidade da amostra (ex: células do sangue começam a degenerar se demorarem muito para serem processadas, ou se não forem feitos esfregaços frescos ou há material para cultura).


    O que a clínica pode fazer?

    Otimizar esse fluxo é um dos maiores saltos de qualidade que você pode dar, pois reduz o estresse da equipe, evita o desgaste de ter que pedir ao tutor para recoletar o material (o que gera muita frustração) e, acima de tudo, garante um diagnóstico rápido e seguro para o paciente.

    Para reduzir drasticamente a taxa de pendências e não conformidades, você pode atacar o problema em duas frentes: Padronização na Coleta e Filtro na Triagem. Aqui estão as melhores estratégias para implementar:

    Ações para o Momento da Coleta (Na Clínica)

    A maioria das pendências morre aqui se a equipe estiver bem treinada e tiver ferramentas de apoio visual.

    • Gestão Visual na Sala de Coleta: Cole um infográfico claro e objetivo na parede da sala de coleta mostrando a ordem correta dos tubos (ex: Citrato de Sódio -> EDTA -> Fluoreto -> Vermelho). Isso evita a coagnulação, a contaminação cruzada de aditivos entre os tubos e facilita a homogenização dos tubos.
    • Tabela de Volumes Mínimos e Aditivos: Deixe visível uma tabela rápida indicando qual tubo usar para qual exame e a marcação exata da quantidade de sangue exigida no tubo (respeitando a proporção sangue/anticoagulante). Para saber mais, clique neste artigo: https://axys17.odoo.com/knowledge/article/1288
    • Fim do Papel (Sistemas de Gestão): Se possível, mude das requisições de papel para as requisições digitais integradas ao sistema do laboratório. O sistema não permite enviar o pedido sem preencher espécie, raça, idade e suspeita clínica, zerando as pendências por "falta de dados" ou "letra ilegível".
    • Treinamento de Homogeneização: Reforce com a equipe a importância de homogenizar os tubos com anticoagulante (8 a 10 vezes) suavemente, logo após a coleta. Isso zera as pendências por amostra coagulada.